「GoogleフォームにPDFを埋め込みたいけれど、どうやって貼ればいいの？」
アンケートや申請フォームを作っていると、説明資料や案内文書などのPDFを回答者に見せたい場面があります。
ところがGoogleフォームには、PDFファイルをそのままフォーム内へ埋め込んで表示する機能は用意されていません。
ただし、PDFを使えないわけではありません。
GoogleフォームでPDFを扱う方法は、目的によって大きく3つあります。
- 回答者にPDF資料を見せたい → Googleドライブのリンクを貼る
- PDFの内容をフォーム内に表示したい → PDFを画像に変換して貼る
- 回答者からPDFを提出してもらいたい → 「ファイルのアップロード」を使う
つまり、「PDFを何のために使いたいのか」が分かれば、やることはそれほど難しくありません。
この記事では、GoogleフォームへのPDFの埋め込み・添付方法から、回答者にPDFを提出してもらう方法、スマホでの操作、うまくアップロードできない場合の対処法まで順番に解説します。
初めてGoogleフォームを使う人でも分かるように説明していくので、自分の目的に合う方法から確認してみてください。
- GoogleフォームにPDFを埋め込み・添付する方法は3つ
- GoogleフォームにPDFを直接埋め込むことはできない
- GoogleフォームにPDFのリンクを貼る方法
- PDFを画像にしてGoogleフォーム内に表示する方法
- 回答者にPDFを添付してもらう方法
- GoogleフォームにPDFを添付するときの制限と注意点
- GoogleフォームにPDFを添付・アップロードできないときの対処法
- 「PDFを埋め込む」と「GoogleフォームをWebサイトに埋め込む」は別の操作
- GoogleフォームでPDFを使うときの便利な活用方法
- GoogleフォームとPDFに関するよくある質問
- まとめ｜GoogleフォームのPDF添付は目的に合った方法を選ぼう
GoogleフォームにPDFを埋め込み・添付する方法は3つ
最初に、どの方法を使えばよいのか整理しておこう。
GoogleフォームでPDFを使う場合は、次のように考えると分かりやすい。
| やりたいこと | おすすめの方法 |
|---|---|
| PDF資料を回答者に読んでもらいたい | GoogleドライブにPDFをアップロードしてリンクを貼る |
| PDFの内容をフォーム画面内に直接見せたい | PDFをPNG・JPEGなどの画像に変換して挿入する |
| 回答者からPDFを受け取りたい | 「ファイルのアップロード」質問を追加する |
PDFを回答者に見せたい場合
すでに完成しているPDF資料をそのまま読んでもらいたいなら、Googleドライブを使う方法が最も手軽だ。
PDFをGoogleドライブへアップロードし、閲覧できる共有リンクを取得する。
そのURLをGoogleフォームの説明欄などに貼っておけば、回答者はリンクを開いてPDFを確認できる。
PDFのページ数が多い場合にも使いやすい方法だ。
PDFの内容をフォーム内に表示したい場合
「別画面を開かせず、フォームを見ながら資料も確認してほしい」という場合は、PDFを画像に変換する方法がある。
PDFのページをPNGやJPEGに変換し、Googleフォームの画像挿入機能を使って表示する。
ただし、ページ数の多いPDFには向いていない。
Googleフォームは画像を追加できる一方、PDFそのものを画像のようにフォームへ配置する仕組みにはなっていない。
回答者からPDFを提出してもらいたい場合
履歴書・申込書・レポート・申請資料などを回答者から受け取りたいなら、「ファイルのアップロード」という質問形式を利用する。
これはGoogleフォームに標準で用意されている機能だ。
フォーム作成者は、受け付けるファイル形式、ファイル数、最大ファイルサイズなどを設定できる。
ここまでの3つを区別しておけば、「PDFが貼れない」と悩んだときにも方法を選びやすくなる。
GoogleフォームにPDFを直接埋め込むことはできない
まず知っておきたいのが、GoogleフォームにはPDFをそのままフォーム内に表示するための専用機能がないという点だ。
PDFを画像と同じ感覚でアップロードして、ページ全体をフォーム上に表示することはできない。
Googleフォームの画像挿入機能はPDFに対応していない
Googleフォームでは、質問や回答の選択肢に画像を追加したり、単独の画像をフォーム内へ配置したりできる。
そのため、「画像を追加できるならPDFも追加できるのでは？」と思うかもしれない。
しかしPDFは画像ファイルではなく文書形式なので、そのまま画像挿入機能で表示する用途には向いていない。
PDFをフォームの画面上に見せたいなら、画像に変換するか、PDFへのリンクを設置する必要がある。
PDFを埋め込む代わりにリンクや画像を使う
重要なのは、「PDFを直接埋め込む」ことにこだわらないことだ。
回答者にPDFを読んでもらうことが目的なら、Googleドライブのリンクで十分なケースが多い。
一方、回答中に資料の一部を見ながら入力してほしいなら、必要なページだけ画像として貼ればよい。
PDF全体を読ませたいならリンク、フォーム内で見せたいなら画像と覚えておくと分かりやすい。
GoogleフォームにPDFのリンクを貼る方法
PDFを回答者に読んでもらうだけなら、Googleドライブを利用する方法が使いやすい。
元のPDFを加工する必要がなく、ページ数の多い資料にも対応しやすいからだ。
PDFをGoogleドライブにアップロードする
まずPDFをGoogleドライブに保存する。
手順は次のとおり。
- Googleドライブを開く
- 「新規」をクリックする
- 「ファイルのアップロード」を選ぶ
- 使用したいPDFを選択する
- アップロードが完了するまで待つ
これでPDFがGoogleドライブ上に保存される。
PDFの共有設定を変更してURLを取得する
PDFをアップロードしただけでは、回答者が開けない場合がある。
そのため共有範囲を確認しておこう。
一般向けのフォームであれば、回答者がPDFを閲覧できる設定になっているかを確認する必要がある。
一方、社内資料や学校内だけで使用する資料であれば、組織内のユーザーだけに閲覧を限定する方法もある。
PDFを右クリックして共有設定を開き、利用目的に合う閲覧範囲を指定してからリンクをコピーする。
社外秘・個人情報・機密情報を含むPDFを「リンクを知っている全員」に公開するのは避けよう。
不特定多数に見られて困る資料の場合は、必ず共有範囲を確認してほしい。
取得したPDFのURLをGoogleフォームに貼る
共有リンクを取得したら、Googleフォームへ戻る。
フォームの説明文や質問の説明欄などに、「回答前にこちらの資料をご確認ください」といった案内文と一緒にURLを記載する。
これで回答者はフォームからPDFへ移動して内容を確認できる。
PDF側のURLについては、共有設定が正しく機能することを優先したほうがよい。
質問ごとにPDFリンクを貼る方法
特定の質問だけ資料を参照してほしい場合は、その質問の説明欄にPDFのURLを記載すると分かりやすい。
たとえば、「以下の資料の3ページをご確認のうえ回答してください」という説明と一緒にリンクを掲載する。
回答者が「どの資料を見ればいいのか」と迷いにくくなるため、複数のPDFを使うフォームでは特に有効だ。
GoogleドキュメントやGoogleスライドで見せる方法
PDFにこだわる必要がない場合は、GoogleドキュメントやGoogleスライドへ内容を移して共有する方法もある。
文章中心ならGoogleドキュメント、図やプレゼン資料が中心ならGoogleスライドが使いやすい。
ブラウザで閲覧しやすいため、スマートフォンから回答する人が多い場合にも選択肢になる。
ただし、PDFのレイアウトをそのまま維持したい場合は、無理に変換せずGoogleドライブのPDFを共有するほうが簡単だ。
PDFを画像にしてGoogleフォーム内に表示する方法
「回答者に別画面を開かせたくない」「質問のすぐ上に資料を表示しておきたい」という場合は、PDFを画像へ変換してGoogleフォームに挿入する方法がある。
PDFをPNG・JPEG画像に変換する
まず、表示したいPDFをPNGやJPEG形式へ変換する。
PDF閲覧ソフトの書き出し機能や、パソコンのスクリーンショット機能などを利用できる。
オンラインのPDF変換サービスも存在するが、個人情報や機密情報を含むPDFを外部サービスへアップロードする場合は注意が必要だ。
資料の内容によっては、パソコン内で完結する方法を選んだほうが安心だ。
変換した画像をGoogleフォームに挿入する
画像化できたらGoogleフォームを開く。
画像を追加したい位置で「画像を追加」を選択し、作成したPNGやJPEGをアップロードする。
たとえば、「下の資料を確認してから回答してください」という文章の直後に資料画像を配置すると、回答者が流れに沿って確認できる。
複数ページのPDFを表示するときの注意点
PDFが複数ページある場合は、基本的に必要なページごとに画像へ変換する必要がある。
10ページ、20ページといった資料をすべて画像として並べると、フォームが非常に長くなってしまう。
画像の読み込みに時間がかかる可能性もあり、スマートフォンでは特に見づらくなりやすい。
また、画像化すると細かい文字が読みにくくなる場合がある。
ページ数の多いPDFはGoogleドライブのリンク、1～2ページ程度の補足資料は画像という使い分けがおすすめだ。
PDFを画像化する方法が向いているケース
画像化が便利なのは、たとえば次のような場合だ。
- 1ページ程度の注意事項
- 図やイラストを見ながら答えてほしい場合
- 商品やデザインを見て選択してもらう場合
- 簡単な料金表や比較表を見せたい場合
逆に、規約、マニュアル、申込要項など長文のPDFはリンクで案内したほうが読みやすい。
回答者にPDFを添付してもらう方法
ここまでは「フォーム作成者がPDFを見せる方法」を紹介した。
今度は逆に、「回答者からPDFを受け取りたい」場合を見ていこう。
Googleフォームには「ファイルのアップロード」という質問形式があり、PDFを含むファイルを回答者から受け取ることができる。
「ファイルのアップロード」を追加する
設定手順は次のとおり。
- Googleフォームを開く
- 「質問を追加」をクリックする
- 質問形式から「ファイルのアップロード」を選ぶ
- 表示される案内を確認する
- 受け付けるファイル形式などを設定する
- 必要であれば「必須」をオンにする
質問文には、「申込書をPDF形式で添付してください」「レポートをアップロードしてください」など、何を提出するのか具体的に書いておくと分かりやすい。
PDFだけアップロードできるように設定する
画像や動画ではなくPDFだけを提出してほしい場合は、ファイル形式を制限しておこう。
「ファイルのアップロード」の設定から、受け付けるファイルの種類を指定する。
ここでPDFを含む文書系ファイルだけに絞るなど、用途に応じて設定できる。
フォームの質問文にも、「PDF形式で提出してください」と明記しておくと、回答者の間違いを減らせる。
回答者がPDFを添付して送信する手順
回答者側の操作も難しくない。
一般的には次の流れだ。
- Googleフォームを開く
- 必要に応じてGoogleアカウントへログインする
- 「ファイルを追加」を選ぶ
- 提出したいPDFを選択する
- アップロードが完了したことを確認する
- 他の質問に回答する
- フォームを送信する
PDFを選んだだけで安心せず、アップロードが完了しているか確認してからフォームを送信しよう。
スマホからPDFを添付する方法
スマートフォンからでも、ファイルアップロードに対応したGoogleフォームへPDFを提出できる。
フォームの「ファイルを追加」をタップし、端末や利用可能な保存先からPDFを選択する。
ただし、PDFをどこへ保存しているかによって表示される選択肢は異なる。
「ダウンロード」フォルダ、端末のファイル管理アプリ、クラウドストレージなどを確認してみよう。
アップロードされたPDFはどこに保存される？
回答者から送信されたファイルは、フォーム所有者側のGoogleドライブに保存される。
さらにフォームの回答をGoogleスプレッドシートへ連携しておけば、回答内容と一緒に提出状況を管理しやすくなる。
応募者や提出者が多い場合は、スプレッドシートと組み合わせたほうが確認しやすい。
GoogleフォームにPDFを添付するときの制限と注意点
ファイルアップロードは便利だが、通常の記述式質問などとは異なる制限がある。
フォームを公開する前に確認しておこう。
ファイルアップロードにはGoogleアカウントが必要
最も重要なのがGoogleアカウントだ。
ファイルアップロード質問へ回答するには、回答者がGoogleアカウントへログインする必要がある。
そのため、不特定多数を対象にしたフォームでは注意が必要だ。
Googleアカウントを持っていない人も対象にするのであれば、別のファイル受け取り方法を用意したほうがよい場合もある。
Googleアカウントなし・匿名でPDFを提出できる？
Googleフォーム標準の「ファイルのアップロード」を利用する場合、Googleアカウントへサインインせずにファイルを提出することはできない。
「完全匿名でファイルだけ提出してほしい」という用途には向かないということだ。
ただし、ログインが必要だからといって、必ずしもフォーム所有者が回答者のユーザー名を自動収集するという意味ではない。
メールアドレスの収集などはフォーム側の設定も関係するため、運用目的に応じて確認しておこう。
アップロードできるPDFの容量とファイル数
「ファイルのアップロード」では、フォーム作成者が最大ファイル数や最大ファイルサイズを設定できる。
そのため、「自分のPDFだけ送信できない」という場合は、PDFの容量がフォーム側の設定を超えていないか確認してみよう。
Googleフォームの画面に表示される条件を確認するのが確実だ。
仕様は変更される可能性があるため、固定された数値だけを覚えるより、実際のフォーム設定画面で現在選択できる容量を確認することをおすすめする。
Googleドライブの空き容量にも注意する
回答者がアップロードしたファイルはフォーム所有者のGoogleドライブへ保存される。
大量のPDFや大容量ファイルを受け付ける場合は、フォーム作成者側のストレージ管理も必要になる。
数十人程度なら問題にならなくても、数百人・数千人からファイルを集める場合は容量を意識しておこう。
GoogleフォームにPDFを添付・アップロードできないときの対処法
設定したはずなのにPDFを添付できないときは、順番に原因を確認していこう。
Googleアカウントにログインしているか確認する
まず確認したいのがログイン状態だ。
ファイルアップロード質問ではGoogleアカウントへのログインが必要だ。
フォームを開けているからといって、ファイルアップロードまで利用できるとは限らない。
別のGoogleアカウントでログインしている場合もあるため、利用中のアカウントも確認してみよう。
許可されているファイル形式を確認する
フォーム作成者は、アップロード可能なファイルの種類を制限できる。
たとえば画像だけを許可しているフォームではPDFを送信できない。
反対に、PDFで提出する必要があるフォームへWordファイルを送ろうとしている場合も、設定によってはアップロードできない。
フォームに表示されている注意書きを確認しよう。
PDFのファイルサイズを確認する
ファイル形式に問題がない場合は容量を確認する。
フォーム作成者が設定した最大サイズより大きいPDFはアップロードできない。
写真や画像を大量に含むPDFは容量が大きくなりやすいため、必要に応じてPDFを圧縮するなどの対策を検討しよう。
Googleドライブの空き容量を確認する
自分がフォーム作成者で、以前はアップロードできていたのに突然受け付けられなくなった場合は、保存先となるGoogleドライブ側も確認しておきたい。
特に大容量ファイルを多数受け取っているフォームでは注意が必要だ。
共有ドライブや組織設定を確認する
会社や学校のGoogle Workspaceを使っている場合は、個人のGoogleアカウントとは挙動が異なる場合がある。
フォームが共有ドライブに保存されている場合や、管理者側の設定によっては、「ファイルのアップロード」質問を利用できないケースもある。
「ファイルのアップロード」がそもそも選択できない場合は、管理者側の設定も確認してみよう。
一度テスト送信して確認する
フォームを公開する前には、自分で一度回答してみることをおすすめする。
確認するポイントは次のとおり。
- PDFを選択できるか
- 設定した容量でアップロードできるか
- Googleアカウントへのログイン案内が分かりやすいか
- ファイルがGoogleドライブへ保存されるか
- 回答内容と提出ファイルを確認できるか
実際に回答者と同じ操作をすることで、設定ミスに気づきやすくなる。
「PDFを埋め込む」と「GoogleフォームをWebサイトに埋め込む」は別の操作
「Googleフォーム PDF 埋め込み」と検索していると、もう一つ別の意味の「埋め込み」が出てくることがある。
それが、GoogleフォームそのものをブログやWebサイトへ埋め込む方法だ。
これはPDFをGoogleフォームの中に入れる操作とは別物なので注意しよう。
Googleフォーム自体をWebサイトやブログに表示したい場合は、GoogleフォームのメニューからHTML埋め込みコードを取得し、Webサイト側へ貼り付ける。
- Googleフォームの中にPDFを見せたい → PDFリンクまたは画像
- Googleフォームそのものをブログに表示したい → HTML埋め込み
似た言葉だが操作はまったく異なる。
GoogleフォームでPDFを使うときの便利な活用方法
ここまでの基本が分かれば、GoogleフォームとPDFを組み合わせてさらに使いやすいフォームを作れる。
Googleスプレッドシートで提出ファイルを管理する
回答者が増えてくると、Googleドライブだけで提出状況を追いかけるのは大変になる。
その場合はGoogleフォームの回答をGoogleスプレッドシートへ連携しておくと管理しやすい。
回答者名、日時、質問への回答などを一覧で確認できるため、申請受付や課題提出などにも使いやすい。
フォームをセクションに分けて資料を案内する
長いフォームでは、質問をすべて1ページに並べるよりセクションを分けたほうが回答しやすい。
たとえば、次のような構成にできる。
- 第1セクション：基本情報を入力
- 第2セクション：PDF資料を確認
- 第3セクション：資料に関する質問へ回答
- 第4セクション：必要書類をアップロード
回答者が次に何をすればいいのか分かる構成にすると、入力途中の混乱も減らせる。
フォームのURLをQRコードで案内する
イベント会場、店舗、学校、社内掲示などでは、GoogleフォームへのリンクをQRコードで案内する方法も便利だ。
紙の資料にはPDFの内容を載せ、回答だけGoogleフォームから送ってもらうといった使い方もできる。
スマートフォンで回答する人が多い場合は、実際にスマホからPDFリンクを開けるか、PDFをアップロードできるかまでテストしておくと安心だ。
GoogleフォームとPDFに関するよくある質問
GoogleフォームにPDFを直接貼り付けられる？
PDFそのものを画像のようにGoogleフォーム内へ直接表示するのではなく、GoogleドライブにPDFを保存してリンクを貼る方法が簡単だ。
フォーム内で内容を見せたい場合は、PDFをPNGやJPEGへ変換して画像として追加する方法もある。
PDFをGoogleフォーム内でそのまま表示できる？
PDF専用ビューアーをフォーム内へ置く形ではなく、画像へ変換して表示する方法が現実的だ。
ページ数が多いPDFの場合は、画像化せずGoogleドライブの共有リンクを使ったほうが使いやすい。
回答者からPDFを受け取ることはできる？
できる。
質問形式として「ファイルのアップロード」を追加すれば、回答者からファイルを受け取れる。
アップロードされたファイルはフォーム所有者のGoogleドライブへ保存される。
GoogleアカウントなしでPDFを添付できる？
Googleフォーム標準のファイルアップロード質問では、回答者がGoogleアカウントへログインする必要がある。
Googleアカウントを持っていない人も対象にする場合は注意が必要だ。
スマホからPDFを提出できる？
スマートフォンからGoogleフォームを開き、ファイルアップロード質問から端末に保存されているPDFなどを選択して提出できる。
ただし、回答者はGoogleアカウントへログインする必要があり、フォーム作成者が設定したファイル形式や容量の条件も満たす必要がある。
まとめ｜GoogleフォームのPDF添付は目的に合った方法を選ぼう
GoogleフォームでPDFを扱うときは、「PDFを埋め込めるかどうか」だけを考えるのではなく、何をしたいのかを整理することが大切だ。
目的別にまとめると、次の3つになる。
- PDF資料を回答者に見せたい場合は、Googleドライブへアップロードしてリンクを貼る
- PDFの内容をGoogleフォーム上に直接見せたい場合は、PNGやJPEGなどの画像に変換して挿入する
- 回答者からPDFを提出してもらいたい場合は、「ファイルのアップロード」質問を利用する
特にファイルアップロードでは、回答者のGoogleアカウントへのログインが必要で、フォーム作成者側ではファイル形式・ファイル数・最大サイズなどを設定できる。
また、PDFを添付できないときは、Googleアカウントへのログイン状態、許可されたファイル形式、ファイルサイズ、Google Workspaceの組織設定などを順番に確認すると原因を見つけやすい。
GoogleフォームだけでPDFを直接表示できなくても、Googleドライブや画像挿入機能を組み合わせれば、多くの用途に対応できる。
「見せたい」「フォーム内に表示したい」「提出してもらいたい」のどれなのかを最初に決めて、自分のフォームに合った方法を選んでみてほしい。
